Cada año nacen congresos, ferias y encuentros con un cartel excepcional que, sin embargo, pasan prácticamente desapercibidos. No suele ser un problema de contenido, sino de visibilidad. Cuando un evento comienza su recorrido, todavía no existe una comunidad que lo respalde ni una conversación que despierte el interés de quienes aún no lo conocen.

La comunicación va mucho más allá de anunciar fechas o publicar un programa. Cuando funciona, consigue que las personas hablen del evento antes de que ocurra, quieran compartir lo que están viviendo mientras sucede y sigan recordándolo una vez ha terminado.

Convertir un evento en una conversación

Cuando asumimos la comunicación de Ibiza Tech Forum, no partíamos de una hoja en blanco. La primera edición, celebrada en 2023, ya había demostrado el enorme potencial del proyecto y el equipo organizador había logrado reunir un cartel de primer nivel gracias a su sólida red de contactos dentro del ecosistema tecnológico.

El reto era diferente. Había que dar continuidad a ese trabajo y conseguir que el evento dejara de concentrarse únicamente en los días de celebración para convertirse en una conversación constante. Cada ponente, cada colaboración y cada aparición en medios era una oportunidad para seguir construyendo notoriedad y consolidar el posicionamiento del foro.

Cada plataforma tenía un papel diferente

No todas las redes sociales cumplen la misma función y, por tanto, tampoco deberían comunicar de la misma manera.

La estrategia se adaptó al lenguaje de cada plataforma. LinkedIn reforzó el posicionamiento profesional del evento y dio visibilidad a los ponentes y colaboradores; X permitió seguir las ponencias prácticamente en tiempo real, compartiendo las ideas y reflexiones más relevantes; Instagram acercó el lado más humano del foro, mostrando los preparativos, el ambiente y a las personas que lo hacían posible; mientras que Facebook ayudó a amplificar la información y mantener conectada a una comunidad más amplia.

Durante los días del congreso, la cobertura en directo, las entrevistas, la coordinación con el equipo audiovisual y la publicación constante de los momentos más destacados hicieron que la conversación permaneciera activa mucho más allá del propio recinto.

Los resultados fueron una consecuencia, no el objetivo

El objetivo nunca fue acumular seguidores o impresiones. Lo realmente importante era que el evento empezara a generar conversación por sí mismo y los resultados que obtuvimos reflejaron esa evolución.

Impacto de la estrategia de comunicación respecto a la edición anterior

• +276,92 % de crecimiento de la comunidad.

• 458.330 impresiones durante la campaña sin publicidad.

• 9.535 interacciones, un incremento del 3.281 %,

• 793 publicaciones realizadas entre marzo y mayo.

Pero quizá el resultado más valioso no aparece en ninguna gráfica.

Al finalizar el evento elaboramos un clipping que reunía publicaciones de ponentes, empresas tecnológicas, instituciones, patrocinadores, asistentes y medios de comunicación. La conversación ya no dependía únicamente de los canales oficiales de Ibiza Tech Forum; eran los propios protagonistas quienes compartían el evento desde sus perfiles, ampliando su alcance y reforzando su credibilidad de una forma completamente orgánica.

Ese es el momento en el que la comunicación deja de ser difusión para convertirse en reputación.

Lo que aprendimos

Este proyecto nos recordó que la comunicación de un evento no se construye en unas pocas semanas. Los tres meses de trabajo permitieron sentar unas bases muy sólidas y obtener unos resultados de los que nos sentimos muy orgullosos, pero también dejaron claro que los proyectos con mayor recorrido son aquellos que mantienen una estrategia constante edición tras edición.

También confirmó algo que suele pasar desapercibido: la comunicación es un trabajo de equipo. La coordinación entre la organización, el equipo audiovisual, los medios de comunicación y quienes gestionan los canales digitales es la que permite reaccionar en tiempo real, dar visibilidad a los momentos importantes y mantener viva la conversación durante todo el evento.

Si algo nos llevamos de esta experiencia es que la comunicación no sustituye a un gran proyecto; lo acompaña y ayuda a que llegue más lejos. Cuando existe un buen contenido, un equipo comprometido y una estrategia coherente, las personas empiezan a hacer algo que ningún presupuesto puede comprar: hablar del evento por iniciativa propia.

¿Qué hicimos en este proyecto?

✔️ Estrategia de comunicación

✔️ Plan de contenidos multicanal

✔️ Gestión de redes sociales

✔️ Cobertura en tiempo real

✔️ Comunicación con medios

✔️ Entrevistas y contenido editorial

✔️ Coordinación con el equipo audiovisual

✔️ Community Management

✔️ Clipping de medios y redes sociales

✔️ Análisis de resultados